¿Qué importancia tienen las bases de datos en las empresas?

La economía digital trajo como consecuencia rotundos cambios en los modelos de comercialización de bienes y servicios, los clientes tienen el “sartén por el mando” y para las organizaciones la base de rentabilidad hoy no está en hacer productos o en ofrecer servicios, sino en conseguir clientes.

El valor de un cliente no es sólo lo que nos compra en un momento determinado sino todo lo que puede comprar a lo largo del ciclo de vida con nuestra organización. Por ello, es de vital importancia crear bases de datos de clientes útiles y efectivas.

“Hoy en día la unidad de valor se centra en la relación con el cliente”.

El principal objetivo de las compañías no debe ser vender sino crear y desarrollar relaciones a largo plazo con los clientes que le son asignados.

Deberemos diseñar, mantener y desarrollar bases de datos de clientes con información completa para que los vendedores y el resto de las personas que integran la organización puedan analizar y tomar decisiones estratégicas basadas en análisis de datos e interpretación ( Data-Driven), esto debería traducirse en oportunidades para orientar y acelerar la toma de desiciones de los clientes.

Con mayor frecuencia muchas empresas aumentan el gasto en la obtención y mantenimiento de las bases de datos, pero aún son muchas las que acarrean grandes volúmenes de información obsoleta e incompleta, o sea sin valor ni relevancia para la gestión.

Claves para otorgar valor a los datos

Algunas estrategias para crear y gestionar una buena base de datos son:

1) Cantidad de datos.

Antes de empezar a acumular información debemos preguntarnos ¿qué utilidad le vamos a dar? Existen dos escenarios, el primero sería acumular una excesiva cantidad de información, lo cual implica un gasto de tiempo en su confección, en su gestión y en su análisis que no lleva a ningún sitio. El segundo sería, la escasa información, es decir, que no se vea reflejado por ejemplo el histórico de ventas del cliente, alguna reclamación o sus condiciones de pago.

2) Datos centralizados

Para disponer de una gestión efectiva de la información debe estar en el mismo formato y/o programa. No tiene ningún sentido utilizar al mismo tiempo el Acces, el Excel, CRM varios o las agendas de contactos. De esto modo, todos los departamentos tiene acceso al mismo tipo de información y pueden enriquecerla de forma fácil.

La tendencia actual es a centralizar y unificar toda la información, de forma que todo el mundo tiene acceso y puede complementarla con los detalles que competen en su área. Por ejemplo, el servicio de atención al cliente registraría las incidencias o reclamos, el departamento administrativo modificaría las condiciones de pago y el área comercial modificaría el cambio de ubicación geográfica de un cliente en cuestión.


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3) ¿Restringidos o de libre acceso?

Aquí podemos encontrarnos con diversas opiniones, pero si el objetivo de la información es mejorar la eficiencia de la gestión comercial de la compañía con foco en los resultados, entonces tiene que ser de libre acceso. En este punto, destacamos que los criterios para el mantenimiento y enriquecimiento de estas bases de datos deben estar unificados.

4) ¿De dónde obtener los datos?

Hace años era posible comprar bases de datos, o incluso traspasar y compartirlas, esta es una práctica cada vez menos frecuente, por el riesgo que conlleva y por el marco ético hoy presente en regulaciones y adopción responsable del uso de los datos. Entonces lo más adecuado siempre será que la propia empresa se encargue de crearla y nutrirla, por las ventajas que ofrece: conoce mejor las necesidades del cliente, tiene históricos de ventas, contactos y visitas, información de la competencia, puede clasificarla en función de la tipología de clientes y zonas geográficas, etc.


Considerando estos cuatro aspectos claves, es probable que podamos construir un almacén de datos relevantes y sumado a la aplicación de una estrategia datadriven, las organizaciones consigan una gestión centrada clientes, con alto impacto en la toma de desiciones y en los resultados.